CURSO PLANIFICACION UNESR 2009-2010

INTRODUCCION

En la actualidad, el gran desafío que presentan las organizaciones es básicamente el proceso de adaptabilidad a los cambios del mercado, la falta de conocimiento que presentan en cuanto a los adelantos tecnológicos y que A su ves estos mismos conocimientos no se conviertan en una amenaza para la organización, la capacidad de supervivencia de una empresa dependerá de la habilidad que posea en convertir sus recursos y procesos en fortalezas y no en debilidades. La planificación estratégica cuya conceptualización podría definirse como el enfoque objetivo y sistemático para la toma de decisiones en una organización, es una herramienta que permite a la organización prepararse para enfrentar las situaciones que se presenten en el futuro, ayudando a orientar todos los esfuerzos hacia la realización de metas realistas, para el cumplimiento del desempeño.

ANTECEDENTES DE LA PLANIFICACION

Esta metodología no es nada nueva, en su aplicación a estos procesos, ya que estrategas como Sun Tzu que durante 25 siglos, ha influenciado el pensamiento militar, (siglo IV A.C.), hablando de estrategia ofensiva, para la explotación de la situación en su provecho, así como también Baidaba, que en su texto árabe-hindú Calila y Dimna (versión Antonio Chalita Sfair, 1995) escribía sobre las tres cosas en la que debía concentrarse la atención de los gobernantes:

1)“...analizar cuidadosamente los hechos pasados y las razones de su fracaso, hacer un balance de los beneficios y perjuicios que le han traído”

2)”Otra reside en el estudio cuidadoso de la situación en su hora presente y de sus aspectos buenos y malos, explotar las buenas oportunidades en tanto pueda, y evitar todo lo que pueda causar pérdidas y fracasos”

3) “ la tercera de estas cosas reside en el estudio del futuro y de los éxitos o fracasos que a su juicio le reserva, preparase bien para aprovechar las buenas oportunidades y estar atento contra todo lo que teme".

Mas tarde por su parte, Nicolás Maquiavelo en su libro El Príncipe: también explica la necesidad de la planeación para la realización de un buen gobierno, en la actualidad las organizaciones comenzaron a darse cuenta que existen aspectos que no pueden ser controlados, como la incertidumbre , el riesgo, la inestabilidad y el cambio del ambiente , surgiendo en los gerentes la necesidad de tener control sobre todos estos cambios repentinos, comenzando así a utilizarse los procesos de planificación estratégica.
En la época moderna, al finalizar la segunda guerra mundial, las empresas comenzaron a darse cuenta de algunos aspectos que no eran controlables: la incertidumbre, el riesgo, la inestabilidad y un ambiente cambiante. Surgió, entonces, la necesidad de tener control relativo sobre los cambios rápidos. Como respuesta a tales circunstancias los gerentes comienzan a utilizar la planificación (planeación) estratégica.


PROBLEMATICA QUE ENFRENTA LA PLANIFICACION EN LA ACTUALIDAD

Es evidente que la planeación estratégica es un ejercicio que demandan los tiempos actuales, no la podemos ver como un ejercicio más, sino como una dinámica necesaria para que las organizaciones se conozcan así como todos aquellos factores internos y externos que inciden en ella, de esta manera al estar monitoreando su entorno y conducta dentro de los mercados, y apreciación de sus clientes, le permitirá prepararse o anticiparse a las consecuencias de fatales desenlaces o de una valiosa oportunidad, veámoslo como un ente que razona y que evoluciona dentro y fuera de su seno.

Esta filosofía debe salir y ejercerse desde la alta dirección desde los altos niveles de donde se toman las decisiones y destino de la organización, es imperante su involucramiento, responsabilidad y el seguimiento metodológico de la planeación estratégica aplicada.

En este mundo globalizado en donde la competitividad es cada día más exigente, debido a que el cambio rápido y la complejidad de los escenarios mundiales crean un ambiente de alto riesgo en donde los gerentes de los niveles estratégicos corporativos son los responsables de la concepción y la adopción de decisiones y tienen poca confianza acerca del futuro inmediato, por falta de prospección, ven el entorno mundial con anteojos opacos y en gran medida basan sus veredictos en especulaciones y muy pequeñas dosis de asertividad. Los directivos con capacidad de prospección reconocen la necesidad creciente de disponer de una planificación estratégica que les ayude a gestionar sus organizaciones en esos escenarios cada día más turbulentos y exigentes. En esta era tan dinámica, hacer lo que es correcto es tan importante como hacer aquello que se tiene que hacer. La experiencia indica que las organizaciones que implantan exitosamente sus planes estratégicos, casi se aseguran su sobrevivencia, por cuanto son capaces de adaptarse a las nuevas realidades mundiales. Es por esta razón que la planificación estratégica -¡con una clara visión de futuro!- es un gran soporte para la gerencia en cuanto a determinar cuál sería el lugar ideal deseado en un futuro a corto y mediano plazo, por supuesto que este tipo de acción identifica todos los recursos necesarios (tangibles: materiales, tiempo, etc. e intangibles: información, conocimiento, etc) para llegar a ese destino y lleva a prever la mezcla de productos, bienes o servicios de calidad en esa nueva posición.

En los pasos de ejecución y control gerencial, la planificación estratégica provee las bases fundamentales para la elaboración y administración del presupuesto anual, pronósticos y tendencias a corto y mediano plazo, así como también diseñar e implantar un sistema de información gerencial eficiente. La dificultad mayor se ubica de lleno en la etapa de la ejecución y se refiere al arte de distribuir y aplicar medios y optar por diferentes modalidades operativas, tendente a la consecución de los objetivos estratégicos organizacionales que han sido formulados, tomando en consideración todos los componentes de los escenarios en donde se está ejecutando el programa, los modelos y estilos gerenciales mundiales, las instituciones y personas comprometidas con la planificación, y las habilidades de las mismas para gestionar de la mejor forma el cambio que se desea implantar. Llevar a cabo un proceso de planificación efectiva es un proceso muy complejo y las consecuencias de la escogencia de una estrategia equivocada pueden tener implicaciones serias a corto, a mediano y/o a largo plazo. Estos contextos requieren de parte de la gerencia el desarrollar nuevas estrategias y recursos adecuados para lograr el futuro ideal deseado. Necesitan cambiar el proceso intelectual mecanicista (es decir; de reacomodo en el mismo "cuadrito"), por un proceso intelectual estratégico, en otras palabras crear nuevas realidades.

Se trata, pues, de no adivinar el futuro, sino de estar preparado para ese devenir. Por lo tanto, la planificación estratégica siempre estará vigente, lo que perderá actualidad son los modelos y el estilo de diseñar y ejecutar las acciones. Frente a todas estas problemáticas, la clave está en poder adecuar y crear modelos que se ajusten a los nuevos ambientes, altamente riesgosos; y es precisamente allí en donde fracasan muchos planificadores, al tratar de ejecutar modelos que ya están en des uso.


EL METODO DE PLANIFICACION Y COMO FUNCIONA

La planificación se refiere a las acciones llevadas a cabo para realizar planes y proyectos de diferente índole.

El proceso de planeación sigue un conjunto de pasos que se establecen inicialmente, y quienes realizan la planificación hacen uso de las diferentes expresiones y herramientas con que cuenta la planeación. La planificación ejecuta los planes desde su concepción, y si es el caso se encarga de la operación en los diferentes niveles y amplitudes de la planeación. La planificación de trabajos realiza acciones basándose en la planeación de cada uno de los proyectos. De manera inicial concibe el plan para que posteriormente sea llevado a cabo.

La planificación es la parte que opera la ejecución directa de los planes, que serán realizados y vigilados de acuerdo al planteamiento señalado durante el proceso de planeación. Los factores involucrados en el proceso de planificación, son encabezados por los directivos que realizan los planes con los cuales operará una organización.

La operación y ejecución de los planes puede realizarla el mismo actor u otro, que deberá conocer y comprender el nivel de planeación aplicado y al cual debe llegarse. Una planeación estratégica exitosa se caracteriza por el proceso de auto examen, la confrontación de elecciones difíciles, el establecimiento de prioridades y otros, además deberá de ser un proceso reiterativo.

¿Por que Hacer Planeación Estratégica?
Porque proporciona el marco teórico para la acción que se halla en la mentalidad de la organización y sus empleados, lo cual permite que los gerentes y otros individuos en la compañía evalúen en forma similar las situaciones estratégicas, analicen las alternativas con un lenguaje común y decidan sobre las acciones (con base a un conjunto de valores y opiniones compartidas) que se deben de emprender en un periodo razonable.

En este sentido, las etapas de una planificación para una gestión de carácter estratégico, en organizaciones, son las siguientes:
-Premisas
-Objetivos y metas
-Estrategias
-Reglas y Políticas
-Procedimientos
-Programas
-Presupuestos

Premisas: son las condiciones previstas en que operan los planes. Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que afectarán la operación de los planes.
La técnica más conocida para elaborar las premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:
-Fortalezas
-Oportunidades
-Debilidades y amenazas.

Esto es parte del análisis del ambiente interno y externo de la organización.

Metas: Son generales y expresan deseos que la alta dirección busca satisfacer. Son fines a los que se quiere llegar.
-Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de largo plazo.
Surgen de los objetivos, Las metas se fijan basadas en el desempeño pasado con adaptación de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos.

Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales. Deben ser claros, precisos y cuantificables (verificables).Los objetivos son el fin determinado, Son los que permiten alcanzar metas y Constituyen el plan básico de la empresa.

Políticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa.
La esencia de las políticas es la existencia de cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones, Pueden ser escritas o verbales.

Los procedimientos establecen métodos para el manejo de actividades cotidianas, A diferencia de las políticas que son guías de acción y no de pensamiento, son los planes que establecen un método o forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades.

Los procedimientos: establecen métodos para el manejo de actividades cotidianas, Son los planes que establecen un método o forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades y Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.

Los programas: son un conjunto de actividades interrelacionadas y cronológicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quiénes las van a realizar y cuándo van a terminarse.

Presupuesto: es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realización de una actividad o un proyecto y Obligan a la empresa a prepararse por adelantado a los recursos que se necesitarán.

METODO DE PLANIFICACION ESTRATEGICA HOSHIN KANRI

Esta metodología puede ser traducida de diversas maneras: “Administración por Políticas”, “Planeación Hoshin” , “Despliegue de políticas”, o de forma mas completa “despliegue de medios para alcanzar los objetivos”. Hoshin en japonés significa metal brillante; brújula o simplemente señalar una dirección; mientras que Kanri significa administración o control. La dirección Hoshin es una herramienta que integra consistentemente las actividades de todo el personal de la empresa de modo que puedan lograrse metas clave y reaccionar rápidamente ante cambios en el entorno. Esta disciplina parte de la idea que en toda empresa se enfrentan fuerzas que se orientan en diferentes direcciones, surgiendo entonces el desafío de reorientarlas hacia un mismo objetivo. La dirección Hoshin, bien difundida a través de las empresas japonesas a partir de los años 60 pasó a ser uno de los principales componentes de la Administración Total de la Calidad

Objetivos:

• Integrar a todo el personal de una organización hacia los objetivos clave utilizando medios indirectos en vez de presión directa, creando un sentimiento de necesidad y convencimiento. • Integrar todas la tareas, ya sean rutinarias o de mejora, en función de los objetivos clave de la empresa coordinando todos los esfuerzos y recursos.

• Realinear eficazmente los objetivos y actividades en función de los cambios de entorno. Del análisis de los objetivos se desprende que todo trabajo responde a una naturaleza dual, en la cual se alternan la rutina y la innovación. Un elemento común tanto a la rutina y a la innovación es la necesidad del trabajo en equipo.

METODO DE PLANIFICACION ESTRATEGICA PERT y CPM

Son dos métodos usados por la dirección para, con los medios disponibles, planificar el proyecto al fin de lograr su objetivo con éxito. Estos métodos no pretenden sustituir las funciones de la dirección, sino ayudarla. PERT y CPM no resuelven los problemas por sí solos sino que relacionan todos los factores del problema de manera que presentan una perspectiva más clara para su ejecución. Muchas veces las decisiones no son fácilmente tomadas por la dirección debido a su incertidumbre, pero PERT y CPM ofrecen un medio eficaz de reducir ésta, y que las decisiones tomadas y acciones emprendidas sean las adecuadas al problema, con gran probabilidad de éxito.

El mayor problema con que la dirección se enfrenta hoy en un proyecto complejo, es cómo coordinar las diversas actividades para lograr su objetivo. Los enfoques tradicionales sobre la planificación y programación resultan inadecuados e insuficientes. Generalmente los diferentes grupos que trabajan para el proyecto tienen sus propios planes de realización independientes entre sí. Esta separación conduce a una falta de coordinación para el proyecto como conjunto. En cambio, las técnicas de PERT y CPM preparan el plan mediante la representación gráfica de todas las operaciones que intervienen en el proyecto y las relacionan, coordinándolas de acuerdo con las exigencias tecnológicas.

Además, estas técnicas proporcionan un método de actuación por excepción para la dirección; esto quiere decir que la dirección sólo actuará cuando surjan desviaciones respecto al plan previsto.

METODO DE PLANIFICACION DOFA

El análisis DOFA en conjunto con otros estudios complementarios como son el perfil de amenazas y oportunidades en el medio (POAM), el perfil de competitivo (PC), el perfil de capacidades y fortalezas internas (PCI), y si es posible, una base de referencia del medio (Benchmarking), entre otros métodos de diagnóstico empresarial, permiten presentar un panorama general de la empresa dentro del medio en el cual se debe mover.

Vale recordar que hoy por hoy, debido a la facilidad de aplicación del análisis DOFA, este también se utiliza ampliamente para estudiar problemas técnicos críticos en áreas muy distintas para la cual fue diseñado inicialmente. Es así como se aplica con éxito en procesos de planta, logística, penetración de mercados, preparación de portafolios de inversión, estructuración empresarial, aplicación de políticas internas, planeación estratégica, nuevas inversiones, implementación de procesos, evaluación de nuevas tecnologías y muchos temas mas.

Es de vital importancia reconocer que estos tipos de métodos preparados, desarrollados y analizados adecuadamente le presenta a la empresa una poderosa herramienta de información para la toma de decisiones en temas de elevado impacto.

En el método DOFA no se nos puede olvidar en ningún momento que su verdadera finalidad es la planeación estratégica que lleve a la empresa a integrar procesos que se anticipen o minimicen las amenazas del medio, el fortalecimiento de las debilidades de la empresa, el potenciamiento de las fortalezas internas y el real aprovechamiento de las oportunidades. El resultado es un plan de trabajo conjunto e integrado a todo nivel de la empresa, de tal manera que todas las actividades y compromisos se complementen para que todos los esfuerzos de la compañía vayan en un solo sentido. Así las cosas, llegar solo hasta la parte de diagnóstico (matriz DOFA) es solo quedarse a mitad de camino para tomar una decisión sin alternativas posibles, o con alternativas

CONCLUSION

De estos modelos de planeación estratégica aplicada, consideramos con firmeza que este proceso es la pieza clave y medular de la organización son aquellos en los que recae directamente la aplicación y más allá aun el de prever el futuro y desarrollar con esta información, monitoreo y diagnostico constante los procedimientos y operaciones necesarias con el fin de lograr resultados favorables, es valido para el logro de la vitalidad y el crecimiento organizacional, especialmente en turbulento entorno mundial, así como en particular cada uno de los metodos, así como de las demandas y escenarios actuales.

Enfocamos estos modelo para los lideres organizacionales para tener la capacidad de formar un futuro más prometedor de su organización así como el de mantenerse dentro de los mercados y necesidades requeridas por sus clientes. La planeación estratégica aplicada puede proporcionar a los gerentes y otros empleados el sentido de control que lo es todo pero se halla ausente en muchas compañías ya no tanto el modelos sino esta nueva filosofía que ha roto paradigmas convirtiéndose ahora en una dinámica del mundo actual.

En este sentido de control proviene de la ejecución evidentemente excelente de una estrategia solida que tenga la concentración total de los recursos limitados de la organización en sus metas estratégicas clave.

Nos presenta alternativas en la praxis de transformar a las organizaciones en base a estos ingredientes para su transformación:
1.- El enfoque al futuro.
2.- Está impulsada por el liderazgo, no por el líder.
3.- Proporciona un alto nivel de involucramiento organizacional.
4.- Produce un plan totalmente comprendido y aceptado
5.- Genera un plan muy completo y detallado.
6.- es un modelo aplicable de manera sistemática.
7.- Proporciona la fuera energizante y la sinergia para impulsar la transformación.

Es obvio que para ver los resultados esta deberá de ser aplicada con inteligencia, compromiso y convicción, la planeación estratégica aplicada permitirá que una compañía construya y logre su futuro ideal y camine por el presente con paso firme y seguro.